Word si fa in 2004

Nei gruppi di lavoro, quando più persone mettono mano su un testo, Word offre la gestione delle revisioni. Esisteva già in Word v.X, ma è molto più facile da utilizzare nella versione 2004. Dal menu Strumenti | Revisioni selezionate la voce "Mostra revisioni". Appare una finestrella dove dovete spuntare la casella "Tieni traccia delle revisioni durante l'elaborazione del testo". Da questo momento in poi ogni ritocco al testo viene etichettato con il nome del revisore, la data, l'ora e la natura dell'intervento. Chi scrive un documento noterà rapidamente quali modifiche siano state richieste. Il responsabile potrà acconsentire o negare ogni cambiamento, semplicemente cliccando l'icona ž oppure quella X, rispettivamente.
Quando si è arrivati alla versione finale del testo, scegliete la voce "Rivedi revisioni" dal menu e cliccate il pulsante "Accetta tutto". Tutte le note sugli autori svaniscono, il documento torna normale e si può tranquillamente distribuirlo all'esterno.

Il latino non lo sopporto

Le versioni precedenti di Office lavoravano efficacemente solo con le lingue che usano il nostro alfabeto, quello latino. A partire dalla versione 2004, Microsoft sposa la causa del sistema Unicode, l'alfabeto informatico universale. Chi riceve per posta elettronica un documento Word scritto in Russia con Word XP oggi può aprirlo e vedere il testo cirillico in tutta la sua gloria (se poi non ci capisce un acca, pazienza).
Fanno purtroppo parziale eccezione le lingue che si scrivono da destra verso sinistra, e cioè l'arabo e l'ebraico, che Office 2004 supporta solo marginalmente.
L'installazione di Office 2004 comporta anche l'installazione di settantasette font Microsoft (la cosa avviene automaticamente, senza che l'utente ci possa mettere becco): i font sono tutti Unicode e finiscono nella cartella Font dell'utente connesso, quindi se il calcolatore è condiviso da più persone vi ritroverete con copie multiple dei caratteri... a meno di non metterci mano personalmente. Dopo la prima installazione, spostate i font dalla posizione dove Word li ha lasciati nella cartella dei font condivisi (dentro la Libreria principale): in questo modo alle installazioni successive non verranno installate altre copie. Per inciso: è normale che al primo avvio Word 2004 sia lentissimo, non c'è da preoccuparsi. Il programma sta analizzando tutti i font che voi avete installato nel Mac, ma questa procedura avviene soltanto la prima volta, oppure quando aggiungete nuovi elementi. Il processo può durare alcuni minuti d'orologio se possedete una collezione particolarmente ricca di font.
Microsoft ha anche adottato (finalmente!) Unicode nei nomi dei file. Possiamo usare qualsiasi alfabeto nel titolo del documento e usare tutti i 254 caratteri di cui è capace OS X. Per i giapponesi, che usano il sistema a ideogrammi, questo significa la possibilità di dare ai file un nome di 254 parole: quasi un racconto.

Questione di stile

In azienda capita spesso di dover stilare una offerta economica o una lettera commerciale? Combinate gli stili di Word con il concetto di blocco moduli tipico di Mac OS per minimizzare il lavoro ripetitivo. Create un documento nuovo. Usando gli Stili (dal menu Formato) stabilite una volta per tutte come dovrà apparire il testo (cliccate su Normale, poi sul pulsante Modifica e dal menu a scomparsa Formato (in basso a sinistra) scegliete le opzioni che preferite per i caratteri e i paragrafi: per esempio, Hoefler Text 12 giustificato con interlinea 1,5). Fate poi lo stesso per i titoli. Titolo 1 è il principale (se state scrivendo la tesi di laurea è il nome dell'opera), titolo 2 lo segue per importanza (nel nostro caso intesterebbe un capitolo) e di seguito avremo titolo 3 per i paragrafi eccetera. Quando avrete terminato il procedimento chiudete il documento salvandolo, anche se per ora esso non contiene neppure una riga di testo. Fatene più copie e inserite in ogni copia tutte le parti che andranno ripetute, pari pari, in tutti i documenti dello stesso tipo. Per esempio potete inserire il logo dell'azienda, oppure l'indirizzo, o i numeri nel piè di pagina. Salvate di nuovo e assegnate al proto-documento un nome significativo (per esempio: "blocco moduli carta intestata").
Usando Finder, fate un singolo clic sul frutto del vostro lavoro e selezionate Informazioni dal menu Archivio, poi spuntate la casella "Blocco Moduli". Ogni volta che farete doppio clic sul documento ne verrà creata una copia fresca che potete compilare.
Se vi capita di copiare e incollare testo dentro al vostro documento-tipo già correttamente formattato, noterete che in fondo appare l'icona di un clipboard. Cliccatela e selezionate l'opzione "Applica formattazione di destinazione" in modo da non alterare l'impaginazione già correttamente preparata.