Pubbliche relazioni, reti private

Business Press è una azienda molto dinamica e in crescita continua — negli ultimi tre anni è passata da uno staff di tredici persone a quasi cinquanta. Uno degli stimoli più forti alla realizzazione di una Intranet estesa e ricca di servizi è venuta proprio dalla necessità di centralizzare in modo organico le informazioni e gli strumenti; i nuovi arrivati trovano così facilmente tutto quello che serve loro per essere immediatamente produttivi.
La intranet deve semplificare il flusso di informazioni anche ai dipendenti più navigati. Per esempio, Business Press aggiorna periodicamente il proprio credentials pack, una presentazione PowerPoint che illustra i maggiori successi dell’agenzia. La intranet rappresenta il luogo più naturale per depositare la versione più aggiornata di quel documento e dei documenti analoghi.
La seconda necessità da soddisfare: quella di semplificare la burocrazia interna. Richiesta di ferie, rimborsi spese, anticipi in valuta straniera per il personale impegnato in missioni all’estero: in passato queste procedure richiedevano il passaggio di pezzi di carte tra le divisioni interne e l’amministrazione. Con TamTam tutto fluisce direttamente da calcolatore a calcolatore. Un’altra faccia della medesima medaglia è l’utilizzo condiviso delle risorse interne: la prenotazione della sala riunioni principale, per esempio, in precedenza richiedeva una richiesta alla segreteria.
Un obiettivo secondario del progetto TamTam è quello di tamponare le pratiche lavorative che non si dimostrano adeguate alle nuove dimensioni dell’agenzia. Per esempio, il file server centrale di Business Press contiene da sempre un’area comune, chiamata “il parcheggio”. Tutti i dipendenti possono accedere al parcheggio con privilegi di lettura e scrittura; ne approfittano per scambiare documenti, depositare versioni temporanee dei documenti, fare copie estemporanee di backup. Una pratica funzionale e ragionevole quando l’agenzia contava poche persone ma che è invecchiata male, perché al crescere dell’uso (e degli abusi) il parcheggio era divenuto ingestibile e conteneva alcuni gigabyte di file, spesso orfani di proprietario e di scopo. TamTam invece incorpora un ordinato sito FTP, con un’area dedicata allo scambio di documenti, uno spazio per le utility di uso comune, una zona da cui è possibile scaricare gli applicativi per i quali esiste una licenza d’uso.

Inter, intra ed extra

Lo sviluppo di un sito Intranet è un compito decisamente più semplice rispetto allo sviluppo di un sito Internet. Tanto per cominciare, il collegamento dell’utente con il web server avviene tipicamente attraverso una rete locale (vedremo tra poco come questo non sia sempre il caso) e quindi a una velocità di trasferimento dati superiore dalle dieci alle mille volte rispetto a quanto avviene su Internet.
Lo sviluppatore del sito, inoltre,ha qualche controllo su tutte le macchine di tutti gli utenti. Così, richiedere la presenza di un plug-in o pretendere che tutti i programmi di consultazione vengano aggiornati almeno alla versione 4 raramente è un problema. Nel caso di TamTam si è scelto di richiedere la presenza del plug-in di Adobe Acrobat, che permette di visualizzare nella finestra di Navigator o Explorer gli articoli (catturati con uno scanner) di rilevanza per l’intera agenzia.
TamTam fa anche uso in modo relativamente intenso di procedure JavaScript: una importante sezione della Intranet, il timesheet, permette a tutto il personale coinvolto direttamente nei progetti per i clienti (gli account) di tenere traccia del tempo speso in ogni compito. In questo modo la direzione può tenere sotto controllo puntuale l’avanzamento di ogni progetto e il tempo dedicatogli. Il JavaScript è facilmente disabilitabile dalle preferenze del browser ma al personale è stato richiesto di mantenerlo attivo.
Infine, un sito Intranet presenta problematiche di sicurezza inferiori di almeno un ordine di grandezza rispetto a quelle di un sito Internet tradizionale — o extranet. TamTam utilizza come motore di base dati FileMaker Pro 4, un programma economico e flessibile ma non adatto ad applicazioni che richiedono encrittazione, server web di tipo SSL o transazioni di tipo economico.

Tutti i tamburi di TamTam

Per chi si collega, TamTam presenta tre aree principali: Biblioteca, Scrivania e Segreteria.
La biblioteca raccoglie gli archivi e le notizie. Così, vi troviamo la rassegna stampa sull’agenzia, la case history, il sito FTP per scaricare documenti e software di uso comune, il calendario dei corsi interni e le pagine sulla metodologia di Business Press. Questa sotto-sezione presenta ai nuovi arrivati le principali attività dell’agenzia, spiega come vengono organizzate e offre una checklist di punti da curare. TamTam oggi tratta di comunicati stampa, brainstorming, conferenze stampa, brief ed eventi pubblici; altri argomenti seguiranno.
La sezione Scrivania raccoglie strumenti di uso comune ed è quella che sfrutta maggiormente il motore di base dati che pilota l’intera Intranet. Da qui è possibile consultare le prenotazioni delle risorse di agenzia (come la sala riunioni) ed effettuarne di proprie. C’è un elenco telefonico con i numeri interni, quelli dei clienti e dei fornitori. Vi si trova un calendario degli eventi, che gli account utilizzano in modo da non organizzare conferenze stampa in periodi caldi, quando i giornalisti potrebbero essere impossibilitati a intervenire. Il pulsante Phone permette di appuntare un contatto (ha chiamato il signor X per Y con messaggio Z): la Intranet invia automaticamente un messaggio di e-mail al destinatario.
La Scrivania di TamTam offre anche moduli e modelli per i documenti di suo comune, come le presentazioni PowerPoint o i fax. Permette di inviare i brevi messaggi di testo SMS verso i telefonini GSM. Infine, raccoglie in una agevole lista di consultazione tutti i link ai siti dei clienti e dei concorrenti.
La sezione Segreteria semplifica la burocrazia interna di Business Press e avvicina l’agenzia di un passo al modello ideale di ufficio senza carta. Permette di compilare a video moduli per richiedere ferie e permessi, segnalare gli straordinari, organizzare gli staff meeting, chiedere anticipi in contante e in valuta per le trasferte, prenotare aerei e taxi.

Due sedi e due misure

La sede principale di Business Press si trova a Milano, in Via Carducci. Al crescere della agenzia, alcune divisioni sono state alloggiate in una sede staccata poco lontana, in Foro Buonaparte. Si è quindi presentata la necessità di collegare tra di loro le due reti locali in una sola rete geografica. Il compito è reso un poco più complesso dal fatto che in Business Press la piattaforma hardware privilegiata è Macintosh. L’uso del sistema operativo Mac OS si è dimostrato vincente per tenere bassi i costi dell’assistenza e i tempi morti, ma il suo protocollo di rete locale — AppleTalk — è supportato solo da una minoranza dei router sul mercato. Le due reti locali oggi sono collegate grazie a due router di produzione Allied Telesyn. I due router attivano trasparentemente un collegamento tra le due reti locali utilizzando la telefonia digitale ISDN ogni qual volta che si rende necessario far comunicare due calcolatori che si trovano nei due uffici separati. Il limite della tecnologia sta nella banda passante, che misura al massimo 128 kbps e che costituisce un collo di bottiglia sulla Intranet.
Oggi Business Press ha acquisito altri due uffici in Via Carducci. Poiché questi si trovano dall’altro lato della strada e a portata di vista dalla sede centrale si adotteranno probabilmente soluzioni di connettività che utilizzano onde radio per garantire una banda passante di 10.000 kbps. Sono anche allo studio soluzioni basate su laser che offrirebbero velocità paragonabili a una rete Fast Ethernet — ovvero dieci volte superiore.

Il prezzo è giusto

Lo sviluppo di TamTam ha rappresentato per l’agenzia uno sforzo tutto sommato modesto. Lo HTML e la grafica sono stati sviluppati dalla divisione BP Interactive, che ha nel suo carniere la realizzazione di siti importanti per i clienti dell’agenzia, come eurolandia.tin.it. Si può dire con ragionevole approssimazione che TamTam sia stata realizzata nei tempi morti tra un progetto e l’altro. Lo studio dei percorsi di navigazione e l’aspetto grafico sono stati studiati dalla divisione BP Communications. All’esterno sono stati appaltati unicamente i componenti basati su motore di base dati, come il sistema di prenotazione delle risorse internet, opera di chi scrive.
TamTam sta ancora crescendo e per questo motivo l’agenzia ha deputato una persona, Federico Cerrato, a seguirne puntualmente lo sviluppo. A regime, tuttavia, si stima che la manutenzione e gli aggiornamenti della Intranet di Business Press richiederanno soltanto tre ore/uomo alla settimana. Ogni due mesi viene designata una nuova redazione composta da tre persone prese da tre diverse divisioni di Business Press. Costoro curano gli aggiornamenti e scrivono gli articoli che appaiono su TamTam: la ragionevole speranza è che ciò possa rafforzare la coesione dell’agenzia. Gli aggiornamenti sono quotidiani per le news e settimanali per i servizi.

Luca Accomazzi

Tutti i pezzi di TamTam

TamTam gira su una coppia di server HP sotto Microsoft Windows NT 4.0 con service pack 4 e IIS 4.0. Il motore di base dati è FileMaker Pro 4.1 che utilizza il modulo incorporato Web Companion per offrire transazioni al personale, che lavora su workstation Power Macintosh G3 e consulta la rete usando Netscape Communicator 4.5. Un singolo modulo della base dati utilizza il sistema ASP; un altro sfrutta come motore il sistema Fourth Dimension ed è ospitato su un server Apple Workgroup Server 8550 dedicato. Tutta la Intranet è coperta da un firewall e fa uso di un proxy server ospitato sotto NT per garantire buone prestazioni. La connettività Internet è garantita da una linea CDN da 128 kbps dedicata.
Il sito pubblico Internet di Business Press, www.bpress.it, gira su un server Linux per garantire maggior sicurezza ed è ospitato presso un Internet Provider esterno.